Accueil > Au sénat > E-mail : cliquez sur "répondre" bon sang ! Et quelques autres réflexions de (...)

Après une année passée au Sénat, auprès de la sénatrice Hélène Lipietz, je voudrais parler ici de l’e-mail.

En effet, j’ouvre mes e-mails de travail, de mon adresse au Sénat, ainsi que ceux de la sénatrice.
Ce qui fait un sacré paquets de choses à lire.
Et même hyperorganisée comme je le suis, je suis toujours au bord d’être submergée.

Certes, je n’ai pas 174 000 mails dans ma boîte, mais il faut tout de même tout gérer.

D’autant plus que la sénatrice exige que l’on réponde à chaque personne. Et elle n’a pas tort sur le fond : interpellée par les personnes qu’elle représente, il est bien qu’elle leur réponde.

Aurélien, c’est sa hantise, il n’arrive pas à les gérer, mais avec les centaines d’amendements qu’il dépose, toujours à la dernière minute à cause du rythme infernal qu’impose le gouvernement, rythme qui influe toute la chaîne de production du droit - et qui lui casse tous ses week-end -, comment pourrait-il faire ?

Moi je gère, donc, un jour à la fois, avec une technique éprouvée de très longue date, mais il arrive qu’il y ait des ratés, c’est inévitable.

Le problème : les humains

Le problème n’est plus les spams, assez bien filtrés par les divers niveaux de la chaîne, mais bien les humains.

Je peste, régulièrement, sur le mépris qu’ont les gens en écrivant des mails, comme s’ils étaient seuls au monde et que le récipiendaire n’avait qu’eux comme interlocuteur.

Prenons l’exemple de cette association, qui a de nombreux envois à nous faire parvenir, nous informant des suites d’une question que Hélène suit de près.
A chaque fois UN NOUVEAU MAIL. Ils imaginent qu’on n’a que leur cas à traiter, qu’on n’a rien d’autre à faire et qu’on se souvient de tous les échanges qu’on a eus ?

Mais, non, on n’est pas super-héro-ïnes, notre super pouvoir n’est pas de nous souvenir de tout le contenu et les suites de tout, sans aucune indication.

Pour être polie, CLIQUEZ SUR "RÉPONDRE" BON SANG !

COMMENT VOULEZ-VOUS QU’ON COMPRENNE LA SUITE DE LA CONVERSATION SI VOUS N’INCLUEZ PAS L’ENSEMBLE DE LA CONVERSATION DANS LE MAIL ?
ALORS MÊME QU’IL VOUS SUFFIT, VOUS, DE CLIQUER SUR "RÉPONDRE" au lieu d’écrire un nouveau mail [1].

Faire perdre des heures aux autres pour ne pas passer 5 mn à rédiger

Le pire, c’est qu’ils pensent que vous n’avez pas besoin de contexte, même s’ils ne vous connaissent même pas.

Le pire du pire c’est quand ils écrivent à une sénatrice, que j’espère ils savent occupée, très occupée, et très sollicitée, et qu’ils pensent que aucun contenu, ou presque n’est utile à leur mail.

Hélène les excuse, et dit qu’ils ne savent pas manipuler le mail, qu’ils ne sont pas au fait des choses et que je suis trop techno pour comprendre...
Mais s’ils recevaient un courrier papier comme ils en envoient par mail, quelle tête feraient-ils, que penseraient-ils de l’expéditeur ?
Imaginez un courrier papier contenant en tout et pour tout la phrase "Le maire a encore fait des siennes" et une photo du milieu du village...

Drame des pièces jointes : les gens s’adressent à leur nombril

Mais le pire du pire du pire, et c’est ce qui a déclenché cet article, c’est ce mail reçu cet été 2013.

sujet :
Bonjour,

Veuillez trouver ma lettre en tant que sénatrice de xxxx [2].
Je reste à votre disposition.
Bonne lecture, cordialement.

Non mais âllo quoi !
Elle pense qu’un mail sans aucun sujet qui annonce une lettre (en fichier attaché), mais sans aucun contenu va amener à perdre 10 mn pour savoir ce qu’elle a à dire, en devant ouvrir la pièce jointe, dont le contenu aurait tout aussi bien pu être copié collé dans le corps du mail ?

Non, on n’est pas 700 personnes [3] à avoir même 5 mn à perdre chacun - soit environ 60 h,- parce que l’expéditeur n’a pas pris 5 mn à mettre un sujet et le contenu dans le corps du mail !

Non, la réalité c’est que, en toute chose, personne ne pense à l’autre.
Vous écrivez pour qui ? Pour vous ou pour l’autre ?

Si c’est pour vous, n’envoyez pas votre mail, N’APPUYEZ PAS SUR LA TOUCHE ENVOI, ou alors avec vous comme destinataire !

C’est le même syndrome que "répondre" : vous parlez tout seul, dans votre coin, et vous n’échangez pas avec un-e autre.

Si c’est pour l’autre, mettez-vous à sa place.
Je reçois un mail titré Perline, vous croyez que j’ai quoi comme information ?

Un livre sur l’usage du mail, refusé, toujours d’actualité

Nous avions conçu, mon coauteur préféré et moi, un livre sur l’usage du mail, refusé comme "inutile" par toutes les éditions en l’an 1998... ça laisse rêveur.

En vrac, quelques conseils, de base...

Avant tout mettez-vous à la place de votre interlocuteur.

  • Ne laissez jamais le sujet en blanc, mettez un sujet explicite : il doit contenir toute l’information nécessaire.
    Bannissez les "communiqué de presse", "information", "demande", voire "mail" (sic) qui ne disent rien.
  • L’information doit se trouver dans le corps du mail. Un copier-coller du contenu de votre information doit être dans le mail, absolument.
  • N’écrivez pas en gros, en gras, en couleur, en majuscules (équivaut à crier), vos interlocuteurs sont peut-être des imbéciles selon vous, inutile de leur montrer votre stupidité à les croire incapables de lire des textes simples... sans oublier les problèmes physiques de lecture que cela génère, le temps perdu, une fois de plus.
    De même ne mettez pas des mots en gras, comme dans les comics de l’époque parce que les lecteurs doivent savoir OÙ SONT LES MOTS IMPORTANTS et qu’ils sont trop bêtes pour COMPRENDRE CE QUE VOTRE INTELLIGENCE LEUR COMMUNIQUE ?
    Si vous avez besoin de faire ça, c’est que vous ne savez pas rédiger votre texte, trier vos idées par importance, les mettre en valeur. En agressant vos interlocuteurs avec des mots en gras, en ne les laissant pas lire selon leur propre grille de lecture physique, vous montrez votre incapacité à avoir des idées claires.
  • Évitez les pièces jointes ou alors elles ne doivent pas contenir, seules, l’information. Il doit être inutile de les ouvrir pour comprendre de quoi il s’agit, elles ne doivent être qu’un appoint.
    L’idéal est de déposer votre pièce jointe sur le Net et de mettre le lien pour y accéder dans le mail. Celui-ci est plus léger, les transmissions sur les réseaux sont allégées, au même titre que les boîtes mail.
  • Si vous mettez des pièces jointes (mais je ne vois pas dans quel cas ce serait obligatoire, si votre interlocuteur ne vous l’a pas demandé....), qu’elles soient légères, LÉGÈRES... Elles doivent se peser en ko maximum, pas plus.
    Et enfin, quand vous échangez avec votre interlocuteur,

    CLIQUEZ SUR "RÉPONDRE" BON SANG ! [4]

Notes

[1Ah, ça défoule :D, parce que ma situation m’interdit de leur écrire cela bien entendu...

[2Par charité je ne mets pas le département.

[3Minimum, soit l’ensemble des sénateurs et au moins un de leurs collaborateurs qui lit leurs mails.

[4Là c’est parce que je suis énervée, car je pense que vous avez compris...

1 Message

  • Le problème n’est pas le mépris Le 26 août 2013 à 05:30, par Stéphane Deschamps

    Hop Perline,

    Je crois que le plus gros problème n’est pas réellement le mépris, malgré l’impression qu’on peut avoir.

    Un de mes proches qui m’envoie des mails depuis des années mais est de l’ancienne école continue à ne pas savoir écrire des mails simples pour que je sache de quoi il me parle. Face à un clavier il est paralysé, et se croit en devoir de prendre le ton du rapport de police. C’est assez amusant, et malgré les années qui passent et les mails que je lui envoie, il ne s’acculture pas à la façon écrite-orale de parler dans mes mails, et ne se l’approprie pas.

    Il s’agit donc plutôt d’un problème d’éducation aux médias numériques. Enfin je l’espère :)